Arbeitsmittel
Teil von Digitale Werkzeuge für die Betriebsorganisation auswählen
Wie gelingt die Softwareeinführung im Kleinbetrieb mit dem Team?
Sechsphasen-Protokoll für die Softwareeinführung im Kleinbetrieb: Prozesse aufnehmen, Team beteiligen, Pilot testen, Schnittstellen prüfen, Schulung planen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Vier Schritte vor dem Start
- Ablauf und Engpässe zuerst analysieren
- Mitarbeiter früh mit festem Format beteiligen
- Software unter Testbedingungen testen
- Schnittstellen und Schulung vor Start planen
- Die Softwareeinführung im Kleinbetrieb gelingt mit dem Team, wenn Sie Engpässe zuerst klären.
- Beziehen Sie die Mitarbeiter früh ein, in kurzen Formaten während der Arbeitszeit.
- Testen Sie in einem begrenzten Pilot mit messbarem Ziel, bevor Schnittstellen und Schulung folgen.
- Planen Sie Kosten und Zeit getrennt vom Paketpreis und fragen Sie den Anbieter.
Sechsphasen-Protokoll
Die sechs Phasen führen durch die Einführung.
| Phase | Was zu tun ist | Entscheidungshilfe |
|---|---|---|
| 1. Analyse | Abläufe aufnehmen, Engpässe suchen, Mitarbeiter befragen | Welchen Engpass behebe ich zuerst? |
| 2. Beteiligung | Team einbeziehen, Ideen sichtbar sammeln | Welches Format passt zum Team? |
| 3. Pilot | Begrenzter Test mit messbarem Ziel | Welches Pilotziel ist messbar? |
| 4. Schnittstellen | Bestehende Systeme verbinden | Welche Systeme müssen verbunden werden? |
| 5. Schulung | Schulung und Onboarding planen | Wer schult wen und wann? |
| 6. Übernahme | Regelbetrieb nach dem Pilot | Wann gilt der Pilot als bestanden? |
Vor der Einführung: Prozesse und Engpässe aufnehmen
Wer Software einführt, kennt oft die Funktionen, aber nicht den eigenen Ablauf. Bei PS Automation begann die Einführung mit einem zweitägigen Betriebsbesuch. Am ersten Tag analysierten die Beteiligten den Produktionsprozess und suchten Engpässe, am zweiten Tag führten sie ausführliche Interviews mit Mitarbeitern in der Fertigung. Diese Analyse war die Grundlage für die Lösungsansätze.
Für einen Kleinbetrieb lässt sich daraus ein einfaches Vorgehen ableiten: Notieren Sie fünf Arbeitsschritte, die täglich Zeit kosten. Fragen Sie die Personen, die diese Schritte ausführen, was sie stört. Halten Sie fest, welche Information heute wo liegt. Beispiel: Ein Auftrag wird auf Papier notiert, später am Computer erfasst. Diese Doppelerfassung ist ein Engpass, kein IT-Problem.
Entscheidungshilfe dieser Phase: Welchen Engpass behebt die neue Software zuerst?
Beteiligungsformate: Das Team entscheidet mit
Die H&R GmbH führte ein World-Café in einem Tagungshotel durch. Alle Mitarbeiter trafen sich innerhalb der Arbeitszeit, aber abseits des Arbeitsplatzes. An drei Thementischen diskutierten sie Leitfragen, etwa was Digitalisierung für sie bedeutet. Nach jeweils 15 Minuten wechselte die Zusammensetzung. Die wichtigsten Ergebnisse wurden auf Flipchart-Papier dokumentiert.
Das Format lässt sich verkleinern. Für sechs bis zehn Personen reichen zwei Thementische und 45 Minuten. Entscheidend ist, dass die Geschäftsführung zuhört und die Ergebnisse sichtbar festhält. Bei der Kreyenberg GmbH half das moderierte Sammeln von Mitarbeiterideen an einer Pinnwand. Solche Formate liefern konkrete Hinweise, welche Funktionen im Alltag wirklich gebraucht werden.
Entscheidungshilfe dieser Phase: Welches Beteiligungsformat passt zu meinem Team?
Pilotphase: Testen unter Testbedingungen
Beim Medizintechnikhersteller Seca wurde die digitale Dokumentation zuerst unter Testbedingungen auf Schwachstellen untersucht. Danach folgte der Pilotversuch in der Fertigung, damit Mitarbeiter Erfahrungen sammeln und ihre Bedürfnisse ermittelt werden konnten. Bei PS Automation wurde eine Pilot-Anwendung gemeinsam mit dem ERP-Anbieter entwickelt. Das gesammelte Mitarbeiterfeedback floss in die finale Entwicklung der App ein.
Für einen Kleinbetrieb heißt das: Legen Sie vor dem Pilot ein klares Ziel fest. Beispiel: Drei Personen erfassen zwei Wochen lang alle Aufträge nur noch im neuen System. Prüfen Sie danach, ob der Engpass aus Phase 1 kleiner geworden ist. Dieses Vorgehen ist eine praktische Empfehlung, kein Erfolgsnachweis.
Entscheidungshilfe dieser Phase: Welches Pilotziel ist messbar?
Schnittstellen vorbereiten
Software steht selten allein. Bei Seca mussten neue Schnittstellen definiert und die Lösung in das bestehende ERP-System eingebettet werden. Anbieter unterstützen diesen Schritt unterschiedlich. weclapp nennt kostenlose Webinare und ein Onboarding-Programm mit Beratung und Unterstützung bei der Einführung. JTL bietet nach eigenen Angaben einen Migrationsservice für Daten aus dem bisherigen System sowie einen Einrichtungsservice.
Entscheidungshilfe dieser Phase: Welche Systeme müssen verbunden werden?
Schulung vorbereiten
Schulung sollte aktiv geplant sein. Die Kreyenberg GmbH setzt auf aktive Schulungen, weil im Tagesgeschäft nötige Informationen nicht immer selbst eingeholt werden können. Prüfen Sie, ob Onboarding und Schulung im gewählten Paket enthalten sind oder zusätzlich gebucht werden.
Entscheidungshilfe dieser Phase: Wer schult wen und wann?
Anbieter auswählen
Fragen Sie jeden Anbieter nach denselben Punkten. Wie viele vergleichbare Kleinbetriebe hat er begleitet? Welche Schnittstellen zu Buchhaltung und Lager sind erprobt? Was kosten Onboarding, Schulung und spätere Änderungen? Wer ist nach dem Start fester Ansprechpartner?
Lassen Sie sich zwei bis drei Referenzen nennen und sprechen Sie mit ihnen.
Kosten und Zeitrahmen
Was die Einführung kostet, hängt vom Umfang der Anpassungen und dem Schulungsaufwand ab. Anbieter nennen meist Paketpreise, nicht den internen Aufwand.
Ein Beispiel: Drei Personen erfassen zwei Wochen lang täglich zwei Stunden im neuen System. Das sind rund 60 Arbeitsstunden, die im Tagesgeschäft fehlen.
