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Zeiterfassung Software für kleine Betriebe auswählen
Zeiterfassung Software für kleine Betriebe auswählen: Rechtspflichten, Erfassungsanlässe und passende Einsatzfälle für weclapp, Odoo und Lexware Office.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Klären Sie zuerst, ob Arbeitszeiten, Projektzeiten oder Einsatzplanung erfasst werden sollen.
- weclapp ERP Dienstleistung passt zu den genannten Funktionen für Projektmanagement, Leistungsnachweise und Ressourcenauslastung.
- Odoo kommt infrage, wenn Backend-Zugänge oder eine externe API wichtig sind; Lexware Office ist eine Option, wenn die Buchhaltung bereits dort läuft und eine passende Erweiterung genutzt wird.
- Prüfen Sie neben den Funktionen auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, den Datenschutz und eine mögliche Mitbestimmung des Betriebsrats.
Erfassungsanlässe zuerst bestimmen
Wer nach „Zeiterfassung Software“ sucht, sollte zuerst klären, welcher Vorgang erfasst werden soll. Die Checkliste zur Personaleinsatzplanung im Themenheft von Mittelstand-Digital nennt folgende Punkte: sinnvolles Maß an Flexibilität, Ermittlung der Arbeitszeitwünsche, technische Voraussetzungen und Schnittstellen, Zusammenspiel von Mitarbeitern und Maschinen sowie die Struktur der Arbeitsabläufe. Wer diese Fragen vor der Anbietersuche beantwortet, sortiert unpassende Angebote schneller aus.
Rechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) abgeleitet, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Das schreibt nicht zwingend eine bestimmte Software oder eine digitale Erfassung vor. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält in § 16 Abs. 2 zusätzliche Aufzeichnungspflichten für bestimmte Arbeitszeiten.
Bei Mitarbeiterdaten sind die Grundsätze und Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten, etwa Zweckbindung, Datenminimierung, Transparenz und angemessene Zugriffssicherheit. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) betrifft die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Besteht ein Betriebsrat, kann dessen Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) relevant sein, wenn technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind.
Erfassungsmethoden einordnen
Im dokumentierten Planungsfall der ME Gruppe reichten Mitarbeiter kurzfristige Arbeitszeitwünsche mündlich ein, ohne Abgleich mit dem Produktionsprogramm. Das führte zu aufwändigen Umplanungen, weil das wöchentliche Programm bereits montags feststand. Das geplante Konzept sieht vor, Produktionsplanung, einsetzbare Mitarbeiter und Maschinenverfügbarkeit digital schneller zu prüfen und Wünsche per Smartphone-App einzureichen. Nach Prüfung aller Daten könnte die Zusage automatisch erfolgen. Das ist eine dokumentierte Planung, kein getestetes System.
Für den Kleinbetrieb heißt das: Eine reine Stempeluhr löst diesen Fall nicht. Nötig ist eine Erfassungsmethode, die Wunsch des Mitarbeiters und aktuellen Bedarf der Planung in einem Vorgang zusammenführt. Diese Anforderung stammt aus dem erfassten Planungsfall, nicht aus einem Anbietertest.
Auswertungen und Ressourcenauslastung
Auswertungen müssen zur Erfassung passen. weclapp beschreibt Zeiterfassung, Personalakte und Zeiterfassungsjournal und nennt im Paket ERP Dienstleistung zusätzlich Projektmanagement mit Leistungsnachweis, personenbezogener Zeiterfassung und Ressourcenauslastung. Wer Ressourcenauslastung braucht, findet sie also nicht in jeder Preisstufe, sondern im passenden Paket.
Prüfliste mit fünf Entscheidungsfragen
Die Tabelle verbindet die fünf Fragen aus dem erfassten Planungsfall mit Erfassungsmethode, Auswertungswunsch, Schnittstellenfrage und Lizenzfolge. Die Spalten sind eine eigene Übertragung, kein getestetes Verfahren.
- Wie viel Flexibilität braucht der Betrieb?
- Welche Arbeitszeitwünsche sollen erfasst werden?
- Welche technischen Voraussetzungen und Schnittstellen sind vorhanden?
- Wie sollen Mitarbeiter und Maschinen zusammenspielen?
- Wie sind die Arbeitsabläufe strukturiert?
| Entscheidungsfrage | Erfassungsmethode | Auswertungswunsch | Schnittstellenfrage | Lizenzfolge |
|---|---|---|---|---|
| Wie viel Flexibilität ist betriebswirtschaftlich sinnvoll? | Zeitkonto mit Freigabegrenze | Über- und Unterstunden je Woche | Anbindung an die Planung | je Nutzer oder Paketstufe |
| Wie werden Arbeitszeitwünsche ermittelt? | App-Eingabe plus Freigabe | offene Wünsche je Schicht | mobile Erfassung | mobile Nutzer zählen mit |
| Welche technischen Voraussetzungen sind nötig? | Endgerät und Netzzugang | Verfügbarkeitsquote | Cloud oder lokaler Betrieb | Hosting kann extra kosten |
| Wie spielen Mitarbeiter und Maschinen zusammen? | Erfassung an der Station | Auslastung je Arbeitsplatz | Maschinen- oder Plantafel-Anbindung | Schnittstelle kann extra kosten |
| Welche Struktur brauchen die Abläufe? | Vorgangsbezug statt reiner Stempelung | Stunden je Auftrag | Projekt- oder Auftragsmodul | Modul oder Paket wählen |
Fallbeispiel flexible Einsatzplanung
Der erfasste Fall zeigt die Reihenfolge: erst den bestehenden Prozess aufnehmen, dann Engpässe benennen, dann das Konzept entwickeln. Für einen Kleinbetrieb lässt sich daraus ein einfacher Ablauf ableiten: eine Woche lang jede Umplanung notieren, betroffene Mitarbeiter zählen und daraus den Erfassungsanlass ableiten. Das ist eine praktische Empfehlung, kein belegtes Erfolgsverfahren.
Dass die ME Gruppe bereits über Arbeitszeitkonten verfügte, half bei der Ausgangslage, löste aber das Planungsproblem nicht. Entscheidend war der fehlende Abgleich mit dem Produktionsprogramm.
Preisangaben zu weclapp und Odoo
Bei weclapp werden bei jährlicher Zahlung 39 Euro für ERP Starter, 86 Euro für ERP Dienstleistung und 163 Euro für ERP Handel genannt. Bei monatlicher Zahlung gelten 39, 95 und 179 Euro. Alle Beträge sind Nettopreise pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Preise können sich ändern; prüfen Sie sie vor dem Abschluss beim Anbieter.
Odoo zählt Mitarbeiter mit Zeiterfassung zu den zahlenden Nutzern. Die genannten US-Dollar-Tarife je Nutzer und Monat betragen für Standard/Custom bei jährlicher Zahlung 7,25/10,90 US-Dollar, bei monatlicher Zahlung 9,10/13,60 US-Dollar. Der Rabatt gilt zwölf Monate für anfänglich bestellte Nutzer. Die ausgewiesenen Vergleichspreise betragen jährlich 8,95/13,60 und monatlich 11,20/17,00 US-Dollar. Support, Hosting und Wartung sind enthalten; Odoo.sh-Hosting kostet zusätzlich. Preise können sich ändern; prüfen Sie sie vor dem Abschluss beim Anbieter.
Schnittstellen zur bestehenden Anwendungslandschaft
Lexware Office verweist auf mehr als 140 Erweiterungen, darunter Zeiterfassung und Reisekosten, die Daten automatisch austauschen. Im Kleinbetrieb mit bestehender Buchhaltung ist das ein gewichtiges Argument, weil sonst Zeiten doppelt erfasst werden.
Prüfe jede Schnittstelle konkret. Bei Odoo ist die externe API Teil der Bedingungen für den Custom-Tarif. Wer eine bestehende Anwendung anbinden will, braucht diesen Tarif.
Aus den hier genannten Funktionen ergibt sich eine Orientierung: Für projektbezogene Dienstleistungen mit Leistungsnachweisen und Ressourcenauslastung ist das weclapp-Paket ERP Dienstleistung die passendste der beschriebenen Optionen. Odoo ist naheliegend, wenn Backend-Zugänge oder eine externe API gebraucht werden. Lexware Office ist eine Option, wenn die Buchhaltung dort bereits läuft und eine passende Zeiterfassungserweiterung eingesetzt wird.
