Betriebskosten monatlich prüfen: Ablauf und Abweichungsrechnung

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Monatscheck hängt an zeitnah verbuchten Belegen, sonst zeigt die BWA ein schiefes Bild.
Die BWA liegt monatlich oder vierteljährlich vor, EÜR und GuV erst nach Abschluss des Geschäftsjahres.
Die Abweichung zum Vorjahr gehört in Euro und in Prozent ins Protokoll.
Ein einzelner Monatswert sagt wenig, erst die Zeitreihe zeigt eine Entwicklung.
Zeigt das vorläufige Ergebnis einen Gewinnrückgang, sollten Sie schnell handeln.

Warum der Monatscheck an der Belegabgabe hängt

Der Monatscheck funktioniert nur, wenn Ihre Buchungsbelege zeitnah vorliegen und verbucht sind. Eine BWA auf Basis unvollständiger Buchungen zeigt ein schiefes Bild. Klären Sie diese Abhängigkeit vorab mit Ihrer Steuerberatung und legen Sie einen festen Termin für die Belegabgabe fest.

Die BWA wird vierteljährlich oder monatlich erstellt, meist vom Steuerberater, und liefert aktuelle Informationen zur Ertragslage. EÜR und GuV entstehen erst nach Abschluss des Geschäftsjahres. Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt der Kaufmann nach § 242 des Handelsgesetzbuchs für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres auf.

Sie müssen also nicht auf den Jahresabschluss warten. Banken erwarten bei Krediten meist die regelmäßige Vorlage einer BWA, ein sauberer Monatscheck bereitet Sie auf solche Gespräche vor.

Der Monatscheck in vier Schritten

Ein fester Rhythmus macht den Check zur Routine. Die Praxishilfe des Existenzgründungsportals empfiehlt, besonders wichtige Kennzahlen wöchentlich oder zumindest monatlich zu ermitteln. Bei weniger wichtigen dürfen die Zeiträume größer sein.

Monatlicher BWA-Schnellcheck

BWA monatlich oder vierteljährlich prüfen
Umsätze mit Vorjahreswerten vergleichen
Kosten mit Vorjahreswerten vergleichen
Drei Bilanzkennzahlen berechnen

Belege des Monats beim Steuerberater abgeben und den Abgabetermin festhalten.
BWA anfordern und prüfen, ob die Belege des Monats verbucht sind.
Umsatzerlöse und Kosten mit dem Vorjahr vergleichen und die Abweichung rechnen.
Vorläufiges Ergebnis ansehen, Abweichungen notieren und die Zahlen als Zeitreihe fortschreiben.

Sollen aus den Zahlen zusätzliche Ausgaben folgen, prüfen Sie diese im Monatsbudget für zusätzliche Ausgaben.

Abweichung in Euro und Prozent rechnen

Die Abweichung ist die Differenz zwischen laufendem Jahr und Vorjahr, die Prozentangabe bezieht sie auf den Vorjahreswert. Verglichen werden nach der IHK Darmstadt die Umsätze der Kontenklasse 8 und die Kosten der Kontenklassen 3 und 4.

In der BWA umfasst Kontenklasse 8 üblicherweise Erträge, die Umsatzerlöse sind ein Teil davon. Die Zahlen im Beispiel sind angenommen und dienen nur der Rechenübung, sie stammen nicht aus einem echten Betrieb.

Position	Rechnung	Abweichung
Umsatzerlöse	480.000 Euro minus 500.000 Euro	minus 20.000 Euro, minus 4 Prozent
Kosten der Kontenklassen 3 und 4	320.000 Euro minus 310.000 Euro	plus 10.000 Euro, plus 3,2 Prozent

Hier sinken die Umsätze, während die Kosten steigen, und der Abstand zwischen beiden schrumpft. Rückläufige Umsatzerlöse sind ein Alarmzeichen: Damit erkennen Sie Abweichungen früh und können reagieren. Wie sich Kosten ohne großen Aufwand steuern lassen, zeigt der Beitrag zur Kostensteuerung ohne Controllingsysteme.

Welche Kosten sich kurzfristig beeinflussen lassen, hängt davon ab, ob sie fix oder variabel sind. Die Trennung beider Arten erklärt der Beitrag zu Fixkosten und variablen Kosten.

Zeitreihe statt Zwei-Werte-Vergleich

Die Quellen nennen keine Schwellenwerte, ab wann eine Abweichung kritisch ist. Bewerten Sie jede Abweichung deshalb im eigenen Kontext. Ein einzelner Monatswert sagt wenig, beobachten Sie die Entwicklung über mehrere Monate.

Der Vorjahresvergleich zeigt keine Trends, wenn Sie nur zwei Werte gegenüberstellen. Eine Zahlenreihe über mehrere Monate macht Entwicklungen sichtbarer. Ein Protokoll mit festen Feldern hilft, jeden Monat dieselben Werte zu erfassen.

BWA-Monat und Stand der Verbuchung notiert
Umsatzerlöselaufendes Jahr, Vorjahr, Abweichung in Euro und Prozent
Kosten der Kontenklassen 3 und 4dieselben drei Werte
Vorläufiges Ergebnis gegenüber dem Vorjahr vermerkt
Auffälligkeiten mit dem Steuerberater besprochen

Welche weiteren Zahlen sich neben der BWA eignen, beschreibt der Beitrag zu Betriebskennzahlen im Kleinbetrieb.

Was ein Gewinnrückgang im vorläufigen Ergebnis bedeutet

Zeigt die BWA in der Position vorläufiges Ergebnis einen Gewinnrückgang gegenüber dem Vorjahr, sollten Sie schnell handeln. Konzentrieren Sie sich auf ertragsstarkes Geschäft und prüfen Sie den Ertrag pro Kunde oder Produkt. Vom reduzierten Gewinn sind noch Zinsen und Steuern zu zahlen.

Kontrollieren Sie außerdem die Kostenentwicklung laufend. Wie sich Kosten ohne Qualitätsverlust senken lassen, hängt vom einzelnen Posten ab. Wie sich der Gewinn zum Umsatz verhält, beschreibt der Beitrag zur Umsatzrentabilität.

Wann Hilfe von außen sinnvoll ist

Bei unklaren Buchungsfragen kann ein Steuerberater helfen. Das BAFA bezuschusst Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen zu allen Fragen der Unternehmensführung. Beides ersetzt keine eigene laufende Kontrolle.

Der Monatscheck bleibt Ihre Aufgabe, die Beratung liefert Einordnung und zusätzliche Sicht. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Betriebskosten prüfen?

Die Praxishilfe empfiehlt, besonders wichtige Kennzahlen wöchentlich oder zumindest monatlich zu ermitteln. Bei weniger wichtigen dürfen die Zeiträume größer sein.

Wie rechne ich die Abweichung zum Vorjahr?

Rechnen Sie laufendes Jahr minus Vorjahr und beziehen Sie die Differenz auf den Vorjahreswert. Im Beispiel ergeben 480.000 Euro gegen 500.000 Euro minus 20.000 Euro oder minus 4 Prozent.

Reicht der Vorjahresvergleich allein aus?

Nein. Mit nur zwei Werten zeigt er keine Trends. Eine Zahlenreihe über mehrere Monate macht Entwicklungen sichtbarer.

Brauche ich dafür den Jahresabschluss?

Nein. Die BWA liegt unterjährig vor. Voraussetzung ist, dass die Belege zeitnah verbucht sind.