Kostensteuerung
Teil von Kostensteuerung im Kleinbetrieb ohne aufwendige Controllingsysteme
Betriebskosten monatlich prüfen: BWA, Vorjahresvergleich und drei Kennzahlen
Betriebskosten monatlich prüfen: BWA lesen, Umsatz und Kosten mit dem Vorjahr vergleichen, Forderungslaufzeit, Lagerdauer und Eigenkapitalquote berechnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die BWA liegt monatlich oder vierteljährlich vor, meist vom Steuerberater erstellt.
- Vergleichen Sie Umsätze und Kosten mit den Vorjahreswerten.
- Drei Bilanzkennzahlen reichen für den schnellen Monatscheck.
Warum die BWA monatlich statt jährlich vorliegt
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ermittelt Einnahmen und Ausgaben. Anders als EÜR oder GuV, die erst nach Abschluss des Geschäftsjahres vorliegen, wird sie vierteljährlich oder monatlich erstellt, meist vom Steuerberater. Sie liefert damit aktuelle Informationen zur Ertragslage. Banken erwarten bei Krediten meist die regelmäßige Vorlage einer BWA. Für den Monatscheck heißt das: Sie müssen nicht auf den Jahresabschluss warten. Voraussetzung ist, dass Ihre Buchungsbelege zeitnah vorliegen und verbucht sind. Diese Abhängigkeit sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung vorab klären.
Wie oft Sie Kennzahlen ermitteln, hängt von ihrer Bedeutung ab. Die Praxishilfe des Existenzgründungsportals trennt besonders wichtige von weniger wichtigen Kennzahlen und empfiehlt, die wichtigen wöchentlich oder zumindest monatlich zu berechnen. Bei den weniger wichtigen dürfen die Zeiträume größer sein.
Umsätze und Kosten gegen das Vorjahr vergleichen
Rückläufige Umsatzerlöse sind ein Alarmzeichen. Die IHK Darmstadt empfiehlt, in der BWA Umsätze der Kontenklasse 8 und Kosten der Kontenklassen 3 und 4 des laufenden Jahres mit denen des Vorjahres zu vergleichen. So erkennen Sie Abweichungen und können reagieren.
Prüfen Sie dabei vier Dinge:
- Kunden, die nichts mehr geordert haben. Fragen Sie nach den Gründen.
- Produkte oder Leistungen mit rückläufigem Absatz. Ist das Angebot noch attraktiv?
- Umsatz pro Auftrag. Lohnt sich der Aufwand bei kleinen Aufträgen?
- Anzahl Angebote im Verhältnis zu erhaltenen Aufträgen.
Zeigt die BWA in der Position vorläufiges Ergebnis einen Gewinnrückgang gegenüber dem Vorjahr, sollten Sie schnell handeln. Konzentrieren Sie sich auf ertragsstarkes Geschäft und prüfen Sie den Ertrag pro Kunde oder Produkt. Kontrollieren Sie außerdem die Kostenentwicklung laufend. Denken Sie daran: Vom reduzierten Gewinn sind noch Zinsen und Steuern zu zahlen.
Drei Kennzahlen für den Monatscheck
Die folgenden Formeln stammen aus der IHK-Seite. Die Rechenwege sind Beispielrechnungen mit angenommenen Zahlen, keine Vorgaben aus der Quelle.
| Kennzahl | Formel | Beispielwerte | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Forderungslaufzeit | Forderungsbestand x 365 / Umsatz | 60.000 x 365 / 480.000 | 45,6 Tage |
| Lagerdauer | Lagerbestand x 365 / Materialaufwand | 40.000 x 365 / 240.000 | 60,8 Tage |
| Eigenkapitalquote | Eigenkapital / Bilanzsumme | 80.000 / 300.000 | 26,7 Prozent |
Forderungslaufzeit
Die Formel lautet Forderungsbestand mal 365 geteilt durch Umsatz. Sie gibt die Zeit von Rechnungsstellung bis zum Geldeingang an. Damit vermeiden Sie, teure Betriebsmittelkredite stärker als nötig zu nutzen. Sorgen Sie für zeitnahe Rechnungsstellung, überwachen Sie den Zahlungseingang und mahnen Sie rechtzeitig. Branchenvergleichsziffern erhalten Sie bei Verbänden oder Ihrer Hausbank.
Lagerdauer
Die Lagerdauer berechnet sich als Lagerbestand mal 365 geteilt durch Materialaufwand. Sie zeigt, wie lange Geldmittel in Vorräten gebunden sind. Werden Vorräte nicht kurzfristig zu Umsatz und Einzahlungen, sinkt Ihr finanzieller Spielraum. Prüfen Sie Ihr Lager auf Ladenhüter und bauen Sie selten benötigte Vorräte ab. Kalkulieren Sie einen eisernen Bestand und verhandeln Sie kürzere Lieferzyklen.
Eigenkapitalquote
Die Eigenkapitalquote ist Eigenkapital geteilt durch Bilanzsumme. Sie zeigt, wie stark der Betrieb mit eigenen Mitteln arbeitet und wie abhängig er von Krediten ist. Je höher die Quote, desto größer Ihr Verhandlungsspielraum bei Bankgesprächen. Als Richtwert nennt die IHK 20 bis 25 Prozent für Handels- und Dienstleistungsunternehmen sowie 25 bis 30 Prozent für Produktionsunternehmen. Legen Sie in guten Jahren Eigenkapital zurück, statt alles auszuschütten.
Abweichungen einordnen und Grenzen beachten
Die Quellen liefern keine Schwellenwerte, ab wann eine Abweichung kritisch ist. Bewerten Sie jede Abweichung deshalb im eigenen Kontext. Ein einzelner Monatswert sagt wenig. Beobachten Sie die Entwicklung über mehrere Monate, etwa als Zeitreihe.
Wichtig: Der Vorjahresvergleich in der BWA zeigt keine Trends, wenn Sie nur zwei Werte gegenüberstellen. Eine Zahlenreihe über mehrere Monate macht Entwicklungen sichtbarer.
Wann externe Beratung sinnvoll ist
Die IHK Darmstadt nennt eine Faustregel: Gibt es bei zwei der genannten Kennziffern Handlungsbedarf, nutzen Sie die professionelle Beratung der IHK oder des BAFA. Das ist eine Empfehlung der IHK, keine gesetzliche Pflicht. Bei unklaren Buchungsfragen kann zusätzlich ein Steuerberater helfen. Beides ersetzt keine eigene laufende Kontrolle.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich die Betriebskosten prüfen?
Die Praxishilfe empfiehlt, besonders wichtige Kennzahlen wöchentlich oder zumindest monatlich zu ermitteln. Bei weniger wichtigen dürfen die Zeiträume größer sein.
Welche Konten vergleiche ich in der BWA?
Die IHK Darmstadt nennt Umsätze der Kontenklasse 8 sowie Kosten der Kontenklassen 3 und 4 im Vergleich zum Vorjahr.
Was mache ich bei zwei auffälligen Kennzahlen?
Die IHK-Faustregel empfiehlt dann die professionelle Beratung der IHK oder des BAFA.
