Kostensteuerung
Teil von Kostensteuerung im Kleinbetrieb ohne aufwendige Controllingsysteme
Kosten senken ohne Qualitätsverlust im Kleinbetrieb
Kosten senken ohne Qualitätsverlust im Kleinbetrieb: Prüffragen für Einkauf, Personal und verdeckte Kosten, damit Kürzungen die Leistung nicht beschädigen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Reihenfolgeerst Bestand und Lager prüfen, dann Konditionen verhandeln, zuletzt Verträge und Beiträge durchsehen.
- Jede Kürzung braucht eine Prüffrage zum zahlenden Kunden, sonst wird am falschen Ende gespart.
- Die IHK Chemnitz nennt Einsparansätze nach Kostenblöcken, vom Einkauf bis zu verdeckten Posten.
- Personal ist der stärkste, aber riskanteste HebelKurzarbeit und Vertragsänderungen haben rechtliche Grenzen.
- Belastbare Einsparprozente entstehen nur aus den eigenen Belegen, nicht aus allgemeinen Empfehlungen.
Prüffragen-Matrix: erst prüfen, dann kürzen
Wer Kosten senkt, ohne die Kundenleistung zu prüfen, zahlt später nach. Die Matrix ordnet jedem Kostenblock den Hebel und die entscheidende Frage zu.
Prüffragen-Matrix
| Kostenblock | Senkungshebel laut IHK Chemnitz | Prüffrage vor der Umsetzung |
|---|---|---|
| Einkauf und Lager | Bestand prüfen, Konditionen verhandeln | Verlängert sich die Lieferzeit für Kunden? |
| Personal | Vertragsgestaltung, Zeitarbeit, Kurzarbeitergeld | Geht Wissen verloren, das kurzfristig nicht ersetzbar ist? |
| Miete und Kredite | Reduktion, Stundung, Tilgungsaussetzung | Bleiben Zahlungsfähigkeit und Vertrauen erhalten? |
| Fahrzeuge | Sprit, Versicherung, Instandhaltung, Raten | Leidet die Zuverlässigkeit der Auslieferung? |
| Verdeckte Kosten | Beiträge, Werbung, Beratung, Kontoführung | Bleibt der zugesagte Leistungsumfang gleich? |
Die Reihenfolge ist Absicht: Erst wenn der Lagerbestand geprüft ist, lohnt das Verhandeln über Preise. Wer zuerst Konditionen drückt, kauft womöglich Material, das bereits im Regal liegt.
Einkauf und Lager prüfen
Muss neue Ware angeschafft werden?
Ja -> Bestand prüfen, dann Konditionen verhandeln
Nein -> Keine Bestellung, Kosten sinken sofort
Beispielrechnung: Materialkosten wiegen am schwersten
Die folgende Rechnung nutzt angenommene Werte, keine Messwerte eines bestimmten Betriebs.
Angenommen, ein Betrieb setzt jährlich 90.000 Euro netto (ohne Umsatzsteuer) für Material ein und zahlt 6.000 Euro netto für Versicherungen und Beiträge. Prüft er zuerst das Lager und verzichtet auf zwei Nachbestellungen, sinkt der Materialeinsatz um 6 Prozent, also 5.400 Euro netto pro Jahr. Ein Tarifwechsel beim Versicherungsschutz mit gleichem Umfang bringt bei 15 Prozent weniger 900 Euro netto.
Das ergibt rund 6.300 Euro netto pro Jahr, ohne dass sich eine Kundenleistung ändert. Werbekosten sind ein Sonderfall: 4.000 Euro netto halbiert sparen 2.000 Euro, können aber Anfragen kosten. Dieser Hebel kommt deshalb zuletzt.
Personal: Kurzarbeit und Vertragsänderungen haben Grenzen
Personalkosten sind meist der größte Block, aber der mit den meisten Fallstricken. Der Anspruch auf Kurzarbeitergeld ist in den §§ 95 ff. SGB III geregelt, der Arbeitsausfall muss bei der Agentur für Arbeit angezeigt werden. Der Betriebsrat ist zu beteiligen, tarifliche Regelungen können strenger sein.
Arbeitsverträge lassen sich nicht einseitig verschlechtern. Möglich sind eine einvernehmliche Änderung oder eine Änderungskündigung mit Fristen und Kündigungsschutz. Mindestlohn und tarifliche Entgelte dürfen nicht unterschritten werden. Für Zeitarbeit gelten die Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, etwa zu Überlassungshöchstdauer und Equal Pay.
Personal umstellen oder nicht
Geht Wissen verloren, das kurzfristig nicht ersetzbar ist?
Ja -> Echte Einsparung gefährdet, Nachbesserung droht
Nein -> Umstellung prüfen, Kosten senken
Miete, Kredit, Fahrzeuge: drei typische Situationen
Bei Gewerbemiete lohnt das frühe Gespräch mit dem Vermieter, bevor Zahlungen ausbleiben. Beispiel: 900 Euro Kaltmiete sinken für sechs Monate auf 750 Euro, das entlastet die Liquidität um 900 Euro netto.
Bei Krediten sind Tilgungsaussetzung oder Stundung mit der Hausbank prüfbar. Nur die Zinszahlungen zählen zu den betrieblichen Kosten, die Tilgung muss aus dem Betriebsergebnis geleistet werden. Eine Stundung verbessert den Zahlungsstrom, senkt die Kosten aber nicht, weil Zinsen weiterlaufen.
Bei Fahrzeugen stehen Sprit, Versicherung, Instandhaltung und Leasingraten auf der Liste. Wer Touren bündelt, senkt den Verbrauch, ohne dass sich an der Lieferzeit etwas ändert.
Verschwendung finden, bevor gekürzt wird
Vor dem Kürzen lohnt der Blick auf Verluste. Das VDI Zentrum Ressourceneffizienz bietet Ressourcenchecks für Unternehmen unterschiedlichster Branchen, die den Stand der Ressourceneffizienz über Fragebögen und eine Auswertung einschätzen. Der Kostenrechner stellt Material- und Energiekosten Branchenvergleichswerten gegenüber. Die Materialflusskostenrechnung nach ISO 14051 erfasst zusätzlich Kosten aus Material- und Energieverlusten.
Solche Werkzeuge zeigen Auffälligkeiten, belegen aber keine Qualitätswirkung.
Häufige Fragen
Wie viel kann ich tatsächlich sparen?
Eine allgemeine Prozentzahl nennt keine der Quellen, weil die Kostenstrukturen zu verschieden sind. Im Beispiel oben sind es rund 6.300 Euro netto pro Jahr, überwiegend aus Material und Versicherungen. Verbindlich wird der Wert erst nach der Auswertung der eigenen Belege.
Welche Hebel wirken am stärksten?
Material und Einkauf, weil dort wenige Prozentpunkte vierstellige Beträge bewegen. Danach folgen Versicherungen und verdeckte Kosten mit geringer Wirkung auf die Kundenleistung. Personal bringt den größten Betrag, kostet aber Wissen.
Welche rechtlichen Grenzen muss ich beachten?
Kurzarbeit ist anzeigepflichtig, der Betriebsrat ist zu beteiligen, tarifliche Regelungen können abweichen. Arbeitsverträge ändern sich nur einvernehmlich oder über eine Änderungskündigung. Mindestlohn und tarifliche Entgelte dürfen nicht unterschritten werden.
Wirkt sich jede Kürzung auf die Qualität aus?
Nein. Bei Versicherungen und Beiträgen bleibt die Leistung meist gleich, solange der Umfang erhalten bleibt. Bei Personal, Miete und Fahrzeugen entscheidet die Prüffrage aus der Matrix.
