Kostensteuerung
Teil von Kostensteuerung im Kleinbetrieb ohne aufwendige Controllingsysteme
Monatsbudget im Kleinbetrieb für zusätzliche Ausgaben prüfen
Budgetkontrolle im Kleinbetrieb: Arbeitsblatt mit Budget, offenen Posten und Entscheidungsregel für Extras. Fiktives Beispiel mit 500 Euro zeigt die Schritte.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Führen Sie ein Arbeitsblatt mit Budget, bereits erfassten Ist-Kosten, offenen Bestellungen und verbleibendem Spielraum.
- Trennen Sie offene Verpflichtungen von tatsächlich gebuchten Kosten, um Doppelzählungen zu vermeiden.
- Entscheiden Sie über Extras anhand des verbleibenden Planungsspielraums; ein Budgetvergleich ist kein Beleg für Gewinn oder Liquidität.
Arbeitsblatt mit vier Spalten führen
Ein separates Budgetsystem ist nicht nötig. Das Existenzgründungsportal empfiehlt, die Konten der Buchführung zu verwenden, etwa Bürokosten (Konten der Buchführung nutzen). Übernehmen Sie diese Konten als Zeilen Ihres Arbeitsblatts.
Das Arbeitsblatt enthält pro Konto vier Spalten: Budget, erfasste Ist-Kosten, offene Verpflichtungen und verbleibender Spielraum. Offene Verpflichtungen sind hier bestellte Leistungen, deren Rechnungen noch nicht als Ist-Kosten erfasst wurden. Erfasste Ist-Kosten sind bereits gebuchte Belege. So bleibt sichtbar, was noch ausgegeben werden darf.
Fiktives Beispiel: Bürobudget 500 Euro
Angenommen, ein Kleinbetrieb setzt für Bürokosten ein Monatsbudget von 500 Euro fest. Mitte des Monats sind 320 Euro als Ist-Kosten erfasst und 140 Euro als offene Verpflichtungen eingetragen. Der verbleibende Spielraum beträgt 40 Euro.
Alle Zahlen und Entscheidungen in diesem Beispiel sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Ein Budgetvergleich allein belegt weder Gewinn noch Liquidität, da nicht realisierte Einnahmen und Ausgaben enthalten sein können.
Die Tabelle zeigt den Stand des Arbeitsblatts für das fiktive Bürobudget.
Show the numbers
| Budget | 500 |
|---|---|
| Erfasste Ist-Kosten | 320 |
| Offene Verpflichtungen | 140 |
| Verbleibender Spielraum | 40 |
Entscheidung über ein Extra
Für die interne Freigabe lässt sich folgende Arbeitsregel verwenden. Sie ist ein eigener Verfahrensvorschlag, keine allgemeine Buchführungsvorschrift.
- Aktualisieren Sie Ist-Kosten und offene Bestellungen, bevor Sie eine neue Ausgabe beurteilen. Ziehen Sie beide Beträge vom Monatsbudget ab.
- Passt das Extra in den verbleibenden Spielraum, hält die benannte verantwortliche Person ihre Freigabe fest. Bei Bestellung wird der Betrag als offene Verpflichtung reserviert.
- Überschreitet das Extra den Spielraum, bleibt es bis zu einer Entscheidung offen. Möglich sind Ablehnung, ausdrücklich genehmigte Budgeterhöhung oder eine tatsächlich entfallene andere Bestellung.
- Streichen Sie verbindliche Kosten nicht bloß aus der Tabelle. Dokumentieren Sie Entscheidung, zuständige Person und Datum, damit der nächste Abgleich vom aktualisierten Stand ausgeht.
Nun schlägt jemand im Betrieb eine zusätzliche Ausgabe von 100 Euro für Büromaterial vor. Der verbleibende Spielraum beträgt aber nur 40 Euro. Die benannte verantwortliche Person muss entscheiden: ablehnen, Budget erhöhen oder andere offene Verpflichtungen streichen.
Die verantwortliche Person lehnt das Extra ab, weil der Spielraum nicht ausreicht und keine andere Position gestrichen werden soll. Die Ablehnung wird im Arbeitsblatt vermerkt. Damit bleibt das Budget unverändert. Die IHK Darmstadt empfiehlt, Kosten laufend zu kontrollieren; das Arbeitsblatt ist eine eigene Umsetzung dieser Empfehlung.
Am Monatsende prüft die verantwortliche Person den Stand: Erfasste Ist-Kosten und offene Verpflichtungen zusammen dürfen das Budget nicht überschreiten. Wenn die zugehörige Rechnung als Ist-Kosten erfasst wird, wandert der Betrag von der Spalte 'offen' in 'Ist' - ohne Doppelzählung. Die Zahlen werden für den Folgemonat als Ausgangspunkt notiert.
Häufige Fragen
Muss ich jede kleine Ausgabe einzeln erfassen? Nein, buchen Sie nach Ihren vorhandenen Konten. Das Arbeitsblatt übernimmt deren Gliederung, sodass der Aufwand überschaubar bleibt.
Was ist eine offene Verpflichtung? Eine bestellte Leistung, für die noch keine Rechnung als Ist-Kosten erfasst wurde. Sie wird separat geführt, bis die Rechnung eintrifft.
Wie viele Posten sollte das Arbeitsblatt haben? So viele wie die Konten, die Sie tatsächlich buchen. Große Konten können Sie unterteilen, etwa Bürokosten in Büromaterial, Telefon und Porto.
