Abläufe
Teil von Betriebskennzahlen im Kleinbetrieb: auswählen, berechnen, handeln
Kennzahlen-Dashboard für den Kleinbetrieb: Datenquellen und belegte Board-Funktionen
Kennzahlen-Dashboard Kleinbetrieb: welche Kennzahlen aus BWA, Bilanz und Buchhaltung kommen und welche Board- und Berichtsfunktionen Anbieter dokumentieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zuerst die Datenquelle klären, dann das Werkzeug: BWA, Bilanz und Buchhaltung liefern die Werte.
- Besonders wichtige Kennzahlen gehören wöchentlich oder mindestens monatlich auf das Board.
- Board-Funktionen der genannten Anbieter sind deren eigene Beschreibungen, kein unabhängiger Test.
Datenquellen und Rhythmus festlegen
Ein Dashboard ohne gepflegte Eingangsdaten zeigt nur teure Leerstellen. Die erste Spalte Ihrer Planung ist deshalb nicht das Werkzeug, sondern die Herkunft jeder Zahl. Im Kleinbetrieb sind das in der Regel die BWA, die Bilanz und die laufende Buchhaltung.
Aus diesen Quellen lassen sich Umsatz, Gewinn, Forderungen und Lagerstände ableiten. Die Praxishilfe des Existenzgründungsportals unterscheidet besonders wichtige und weniger wichtige Kennzahlen und empfiehlt, die besonders wichtigen wöchentlich oder zumindest monatlich zu ermitteln (Praxishilfe zu Kennzahlen).
Daraus folgt eine einfache Aufteilung: Bewegungsgrößen wie Umsatz oder Zahlungseingänge kommen in den Wochenrhythmus, Bestandsgrößen wie Eigenkapital oder Lagerwert reichen monatlich. Weniger wichtige Kennzahlen dürfen in größeren Abständen folgen.
Jede Zeile braucht außerdem eine benannte Person. Ohne Verantwortliche verschiebt sich die Pflege und die Zahl altert unbemerkt. Halten Sie in der Matrix fest, wer den Wert einträgt und wer ihn prüft.
Beispiel-Matrix für die Einrichtung
Die folgende Matrix ist ein eigenes Arbeitsbeispiel, keine Vorgabe. Die Spalte "Belegte Board-Funktion" nennt nur, was die Anbieter selbst beschreiben. Die Preisspalte steht getrennt, weil Funktion und Abo zwei verschiedene Entscheidungen sind.
| Kennzahl | Datenquelle | Ermittlungsrhythmus | Belegte Board-Funktion | Dokumentierte Preisangabe |
|---|---|---|---|---|
| Umsatzentwicklung | BWA | wöchentlich | HubSpot: Berichte-Dashboard | HubSpot: kostenlos, Starter ab 15 Euro pro Monat und Lizenz |
| Zahlungseingänge | Buchhaltung, Offene Posten | wöchentlich | Asana: Dashboard-Berichte mit Diagrammen und Kennzahlen | Asana Starter ab 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung |
| Auftragsbezogener Aufwand | Zeiterfassung, Buchhaltung | monatlich | Asana: benutzerdefinierte Felder für Budgets | Asana: Zeiterfassung und Budgets als Add-on |
| Eigenkapitalquote | Bilanz | monatlich | eigenes Tabellenblatt | keine |
| Lagerdauer | Bilanz, Lagerbuchhaltung | monatlich | eigenes Tabellenblatt | keine |
HubSpot beschreibt sein CRM als 100 Prozent kostenlos und unbegrenzt nutzbar; die FAQ derselben Anbieterseite nennen für die kostenlose Nutzung bis zu zwei Benutzende, 1.000 Kontakte und keine zeitliche Beschränkung (HubSpot CRM). Als Board-Funktion nennt der Anbieter ausdrücklich ein Berichte-Dashboard für Marketing-, Vertriebs- und Kundenservicedaten.
Achten Sie auf die Preisangaben: Auf derselben Seite wird Starter einmal mit "ab 15 Euro" und in den FAQ mit "bereits ab 20 Euro" genannt, jeweils pro Monat und Lizenz und für Neukunden. Diese Angaben widersprechen sich und ändern sich; prüfen Sie sie vor jedem Abschluss direkt beim Anbieter.
Asana dokumentiert ein kostenloses Personal-Abo für bis zu zwei Nutzende, Starter ab 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und Advanced ab 24,99 US-Dollar (Asana-Preise). Dashboard-Berichte mit Diagrammen und Kennzahlen sowie benutzerdefinierte Felder für Budgets nennt der Anbieter im Starter- und Advanced-Angebot. Die Zeiterfassung mit Budgets ist dort ein separates Add-on zum angegebenen Preis.
Grenzen der Anbieterangaben einplanen
Alle genannten Funktionen und Preise sind Beschreibungen der Anbieter selbst. Ein Nachweis, dass eine Funktion im eigenen Betrieb tatsächlich trägt, ist das nicht. Währung, Abrechnungszeitraum und Bedingungen entscheiden über die realen Kosten, deshalb gehört die Abo-Angabe in eine eigene Spalte.
Prüfen Sie vor der Einrichtung drei Punkte: erstens, ob die benötigte Kennzahl aus Ihrer Buchhaltung überhaupt in dieser Form vorliegt; zweitens, ob der Ermittlungsrhythmus zur Quelle passt; drittens, ob eine Funktion nur in einer höheren Edition enthalten ist. Ein Board, das nur Umsatz zeigt, ersetzt keine Bilanzkennzahl.
Häufige Fragen
Welche Kennzahlen gehören zuerst auf ein Dashboard im Kleinbetrieb?
Diejenigen, die die Praxishilfe als besonders wichtig einordnet und die deshalb wöchentlich oder mindestens monatlich ermittelt werden. Ein bewährter Einstieg im Kleinbetrieb sind Umsatz, Gewinn sowie die Kapitalbindung aus Forderungen und Lager.
Woher kommen die Werte?
Aus BWA, Bilanz und laufender Buchhaltung. Die konkrete Kennzahl bestimmt die Quelle: Die Eigenkapitalquote stammt aus der Bilanz, die Umsatzentwicklung aus der BWA.
Reicht eine kostenlose Board-Version?
Das hängt vom Umfang ab. HubSpot nennt für die kostenlose Nutzung bis zu zwei Benutzende und 1.000 Kontakte, Asana zwei Plätze im Personal-Abo. Sobald Felder, Berichte oder weitere Nutzende benötigt werden, greifen die dokumentierten kostenpflichtigen Editionen.
