Verbesserungsvorhaben im Kleinbetrieb umsetzen: der Fünf-Schritte-Ablauf

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Fünf-Schritte-Ablauf Analyse, Lösungsentwicklung, Bewertung, Umsetzung und Kontrolle stammt aus dem Leitfaden Ressourceneffizienz des VDI Zentrum Ressourceneffizienz und orientiert sich an der Richtlinie VDI 4801 für kleine und mittlere Unternehmen.
• Die Schritte eins bis drei laufen bei Bedarf mehrfach, bis eine tragfähige Lösung gefunden ist.
• Für den Einstieg empfiehlt der Leitfaden erste Schätzungen und Handaufschreibungen.
• Die Wirkung umgesetzter Maßnahmen soll regelmäßig anhand geeigneter Kennzahlen geprüft werden.

Verbesserung als Ablauf statt als Einzelprojekt

Wer im Kleinbetrieb ein Verbesserungsvorhaben anstößt, steht vor einem Zielkonflikt. Der Tagesbetrieb läuft weiter, Zeit für umfangreiche Erhebungen fehlt. Der Leitfaden Ressourceneffizienz des VDI Zentrum Ressourceneffizienz gliedert die Umsetzung betrieblicher Maßnahmen deshalb in fünf übergeordnete Schritte: Analyse, Lösungsentwicklung, Bewertung, Umsetzung und Kontrolle. Der Ablauf orientiert sich an der Richtlinie VDI 4801 für kleine und mittlere Unternehmen.

Die Schritte eins bis drei sind keine Einbahnstraße. Der Leitfaden sieht ausdrücklich vor, dass sie gegebenenfalls iterativ durchlaufen werden, um eine geeignete Lösung auszuwählen und anschließend umzusetzen. In der Praxis heißt das: Eine Analyse kann einen Ansatzpunkt zeigen, die Bewertung diesen Ansatz verwerfen, und die Analyse muss einen Aspekt genauer nachfassen. Dieser Rücksprung ist kein Planungsfehler, sondern eingeplant.

Der Denkfehler vieler Vorhaben liegt woanders. Verbesserung wird als abgeschlossenes Projekt behandelt. Der Leitfaden ordnet sie anders ein: Die Steigerung der Ressourceneffizienz muss nicht als zeitlich begrenztes Projekt, sondern kann als Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gesehen werden. Sie lässt sich in vorhandene Managementsysteme einfügen, etwa Shopfloor-, Qualitäts-, Umwelt- oder Energiemanagement. Wer bereits ein solches System betreibt, muss für ein Verbesserungsvorhaben keine zweite Struktur aufbauen.

Schritt 1: Analyse mit Grob- und Detailanalyse

Der erste Schritt ist die Analyse der Ist-Situation. Der Leitfaden trennt zwei Bereiche: die Vorgänge innerhalb der Produktion und den gesamten Lebensweg eines Produkts. Für beide Bereiche unterscheidet er zwischen Grob- und Detailanalyse. Die Grobanalyse legt fest, welche Bereiche und Prozesse betrachtet werden und untersucht deren Stoffströme. Die Detailanalyse wählt daraus Bearbeitungsschwerpunkte aus und betrachtet diese genauer, mit Ein- und Ausgangsströmen.

Für die Grobanalyse nennt der Leitfaden zwei Methoden. Die Input-Output-Analyse betrachtet den mengenmäßigen Stoffverbrauch im Betrieb und beantwortet die Frage, wie effizient eingekaufte Stoffe genutzt werden. Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Energie werden zu Produkt, Nebenprodukt, Abfall und Abwärme. Werden Mengen und Kosten gegenübergestellt, zeigt sich der Wert der eingesetzten Ressourcen im Verhältnis zu Produkten und Abfallströmen.

Als Arbeitsmittel führt der Leitfaden die Ressourcenchecks des VDI ZRE; im Stand der Ausgabe von Mai 2019 umfassen sie 28 Checks zu Fertigungsverfahren und Themenbereichen.

Die zweite Methode ist die ABC-Analyse. Sie ordnet Untersuchungsgegenstände in die Kategorien A, B und C ein, also sehr wichtig, wichtig und unwichtig. Kategorie A entspricht einem dringenden Handlungsbedarf, B einem mittelfristigen und C vorerst keinem. Als ABC/XYZ-Analyse lässt sich das Verfahren in einer 3x3-Matrix darstellen, wobei das A-X-Feld die Gegenstände mit dem höchsten Handlungsbedarf enthält.

Der Leitfaden benennt auch die Grenze: Die grobe Kategorisierung beruht teils auf subjektiver Bewertung, die Ergebnisse sind daher nur bedingt vergleichbar. Für eine schnelle Suche nach verbesserungswürdigen Prozessen bleibt die Methode trotzdem geeignet.

Eigene Arbeitshilfe: Reicht die Gesamtübersicht?

Häufig liegen Verbrauchsdaten nur als Rechnungen über Gesamtmengen vor. Die folgende Auswahlhilfe ist eine redaktionelle Ableitung, keine Vorgabe der VDI-Richtlinie. Sie hilft, vor der Datenerhebung den Umfang zu klären.

Auswahlfrage	Wenn ja	Wenn nein
Betrifft die Frage einen einzelnen Bearbeitungsschritt?	Verbrauch diesem Prozess genauer zuordnen	Gesamtübersicht reicht als Einstieg
Wird ein Material in mehreren Bereichen eingesetzt?	Aufteilung über Mitarbeitergespräche abschätzen	Gesamtverbrauch bleibt aussagekräftig
Soll die Wirkung später verglichen werden?	Datenquelle auf Wiederholbarkeit prüfen	einmalige Erhebung genügt

Der Leitfaden empfiehlt, ein Verbesserungsprojekt mit einer ersten Schätzung und Handaufschreibung zu starten, statt an der Datenerhebung zu scheitern. Verbrauchsdaten lassen sich beispielsweise aus Rechnungen für Roh- und Betriebsstoffeinkäufe oder für die Abfallbeseitigung gewinnen. Rechnungen enthalten oft nur Gesamtverbräuche, sodass genauere Schätzwerte über Mitarbeitergespräche nötig werden können. Der Umfang der Datenerhebung sollte vorab abgeschätzt und zeitlich begrenzt werden.

Schritt 2: Lösungsentwicklung mit begrenzten Mitteln

Auf Basis der Analyse werden geeignete Lösungsansätze konzipiert. Der Leitfaden gliedert mögliche Ansatzpunkte in drei Kategorien: produktbezogen, prozessbezogen sowie produkt- und prozessunabhängig. Zu den produktbezogenen Maßnahmen zählen Materialsubstitution, Leichtbauweise, Recyclinggerechtheit und Produkt-Service-Systeme. Prozessbezogen nennt der Leitfaden unter anderem Prozessauswahl, Parameteroptimierung und Verschnittoptimierung. Produkt- und prozessunabhängig sind etwa Disposition und Lagerhaltung, Verpackung, Transport, Reinigung sowie Druckluft.

Diese Einteilung ist für den Kleinbetrieb insofern relevant, als sie den Einflussbereich klärt. Produktbezogene Maßnahmen wirken häufig am stärksten, weil in der Produktentwicklung ein großer Teil des Ressourcenverbrauchs über den gesamten Lebensweg festgelegt wird. Nicht jedes Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes hat jedoch Einfluss auf die Produktgestaltung, etwa wenn es innerhalb von Wertschöpfungsnetzen agiert. Für diese Betriebe spielen prozessbezogene Ansätze eine wesentliche Rolle, weil sie die Fertigungsprozesse innerhalb der eigenen Werksgrenzen selbst beeinflussen können.

Für die Ideenfindung nennt der Leitfaden Methoden, die ohne Spezialsoftware auskommen. Das Brainstorming in einer Kleingruppe von fünf bis acht Personen zielt darauf, in kurzer Zeit viele Ideen zu sammeln; Kritik oder direkte Bewertung erfolgen erst in einer separaten Sitzung. Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmensbereichen und mit unterschiedlichen Fachkenntnissen erhöhen die Bandbreite. Der Morphologische Kasten strukturiert Teilprobleme und Teillösungen und kombiniert sie zu Gesamtlösungen. Beide Verfahren lassen sich mit einer kleinen Gruppe durchführen, ohne den Betrieb für einen ganzen Tag stillzulegen.

Schritt 3: Bewertung nach Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit

Um eine geeignete Maßnahme umzusetzen, müssen verschiedene Lösungsansätze nach technischer Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit und Einfluss auf die Ressourceneffizienz bewertet werden. Der Leitfaden beschreibt die technisch-wirtschaftliche Bewertung nach VDI 2225 Blatt 3. Grundvoraussetzung ist die technische Machbarkeit.

Für die wirtschaftliche Seite betrachtet die Methode die Kosten. Bei Investitionsentscheidungen für Prozessverbesserungen sind die Umsetzungskosten maßgeblich. Der Leitfaden weist darauf hin, dass nicht nur die reinen Anschaffungskosten, sondern die gesamten Lebenszykluskosten zu berücksichtigen sind, also auch Kosten während der Nutzungs- und Verwertungsphase.

Schritt 4: Umsetzung über Aktionspläne

Für die Umsetzung von Maßnahmen müssen Verantwortlichkeiten definiert und alle betroffenen Mitarbeiter eingebunden werden. Der Leitfaden empfiehlt die Bildung eines Projektteams mit entsprechenden Fachkenntnissen und klar kommunizierten Zuständigkeiten. Wichtig ist, nicht nur die Ziele, sondern auch die Hintergründe der Maßnahmen zu verdeutlichen.

Aktionspläne helfen, Verbesserungsmaßnahmen und deren Umsetzungsstand nachzuverfolgen und zu dokumentieren. Der Leitfaden nennt die Bestandteile: strategisches Ziel, operatives Ziel, Kennzahl, Einzelmaßnahmen, Ressource, Einsparung bei Material und Kosten, Investitionskosten, Zeitrahmen, Verantwortliche und Erfüllungsstand. Als Beispiel für ein strategisches Ziel führt die Vorlage die Reduzierung des Materialeinsatzes in der Produktion um 10 Prozent. Das ist ein Beispielziel aus der Vorlage, keine Vorgabe für jeden Betrieb. Der Aktionsplan lässt sich als Formblatt an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen.

Zusätzlich empfiehlt der Leitfaden, den Umsetzungsstatus mithilfe von Nachverfolgungslisten in den betroffenen Bereichen vor Ort zu visualisieren. Damit wird für die Beschäftigten sichtbar, in welchem Bearbeitungsstand sich einzelne Maßnahmen befinden.

Für die Moderation von Workshops, die den Auftakt oder Zwischenschritte begleiten können, nennt der Leitfaden als Aufgaben unter anderem die Einführung in die Thematik, die Steuerung des Gesprächsverlaufs, die Visualisierung und die Dokumentation der Ergebnisse. Im besten Fall wird die Moderation in die organisatorische Vorbereitung eingebunden, damit das Ziel gemeinsam definiert wird.

Schritt 5: Kontrolle mit Kennzahlen und Audits

Sind Verbesserungsmaßnahmen etabliert, sollte ihr Erfolg regelmäßig beobachtet und kontrolliert werden. Der Leitfaden empfiehlt die Kontrolle anhand von Kennzahlen, deren regelmäßige Auswertung die Anpassung und Verbesserung der betrieblichen Ressourceneffizienz fördert.

Eine zweite Kontrollform ist die wiederkehrende Befragung der Belegschaft. Mitarbeiterbefragungen zeigen nach der Handlungsempfehlung des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung, wie das Personalmanagement bei den Beschäftigten ankommt. Sie identifizieren erfolgreiche Bereiche und Verbesserungspotenziale, wirken als Frühwarnsystem für Unzufriedenheit und stärken den Austausch zwischen Belegschaft und Unternehmensleitung.

Verstetigung statt Abschluss

Der Leitfaden sieht Ressourceneffizienz als fortlaufende Aufgabe. Verbesserungsmaßnahmen lassen sich in vorhandene Managementsysteme integrieren. Die nächste Auswertung kann Anlass geben, die Analyse zu vertiefen oder eine Maßnahme anzupassen. So bleibt die Kontrolle mit der weiteren Planung verbunden.

Häufige Fragen

Wie viele Schritte umfasst der Ablauf und in welcher Reihenfolge?

Der Leitfaden gliedert die Umsetzung in fünf übergeordnete Schritte: Analyse, Lösungsentwicklung, Bewertung, Umsetzung und Kontrolle. Die Schritte eins bis drei sind gegebenenfalls iterativ zu durchlaufen, um eine geeignete Lösung auszuwählen und anschließend umzusetzen.

Muss ein Kleinbetrieb alle Verbräuche genau messen?

Nein. Der Leitfaden empfiehlt, ein Verbesserungsprojekt mit einer ersten Schätzung und Handaufschreibung zu starten, statt an der Datenerhebung zu scheitern. Verbrauchsdaten lassen sich etwa aus Rechnungen für Roh- und Betriebsstoffeinkäufe oder für die Abfallbeseitigung gewinnen. Genauere Schätzwerte über Mitarbeitergespräche sind möglich, wenn Rechnungen nur Gesamtverbräuche ausweisen.

Woran erkennt der Betrieb, ob eine Verbesserung dauerhaft wirkt?

Der Leitfaden empfiehlt, umgesetzte Maßnahmen regelmäßig anhand geeigneter Kennzahlen zu prüfen. Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können zusätzliche Verbesserungspotenziale zeigen; aus den Ergebnissen müssen konkrete Maßnahmen folgen.