Verbesserungen nachhalten: Kennzahlen, Audits und Mitarbeiterbefragung

Das Wichtigste auf einen Blick

Kennzahlen machen die Wirkung sichtbar, wenn Bezugsgröße, Einheit und Erhebungsrhythmus feststehen.
Ein Audit vergleicht Soll und Ist anhand von Checklisten, intern oder durch externe Gutachter.
Eine Mitarbeiterbefragung prüft die Wirkung aus Sicht der Beschäftigten und braucht sichtbare Folgen.

Kennzahlen: Bezugsgröße, Einheit, Rhythmus

Ein Verbesserungsvorhaben wirkt erst dann nachweisbar, wenn eine Kennzahl regelmäßig gemessen wird. Der Leitfaden Ressourceneffizienz des VDI ZRE ordnet ressourcenbezogene Kennzahlen fünf Ebenen zu: standort-, produktions-, prozess-, anlagen- und produktbezogen. Entscheidend ist die Bezugsgröße. Eine Umfrage bei Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes zeigte, dass Betriebe ihre Kennzahlen überwiegend nur als Gesamtverbräuche erfassen und einzelne Fertigungsbereiche selten kontinuierlich beobachten, wie der Leitfaden zur Ressourceneffizienz berichtet.

Gegen den Gesamtverbrauch spricht nichts, solange die Kennzahl zur Verbesserung passt. Wer den Energieverbrauch einer Stanzanlage gesenkt hat, braucht eine feinere Bezugsgröße. Der Leitfaden nennt dafür den Energieverbrauch im Standby pro Schicht von acht Stunden. Der folgende Steckbrief ist ein redaktionelles Arbeitsblatt, kein vorgeschriebenes Formular.

Kennzahl	Bezugsgröße	Einheit	Erhebungsrhythmus (betriebliche Festlegung)
Bedarf an Stahlblech	Standort	t/Jahr	monatlich erfassen
Lackverbrauch	lackierte Fläche	kg/m2	je Los
Verschnitt Stahlblech	produziertes Bauteil	kg/Bauteil	je Schicht
Energieverbrauch Standby	Stanzanlage	kWh/Schicht (acht Stunden)	täglich
Kraftstoffverbrauch	Strecke	l/100 km	je Fahrt

Der Rhythmus in der letzten Spalte ist eine eigene Planungshilfe. Zwei Termine gehören getrennt in den Steckbrief: der Bezugszeitraum der Kennzahl und der Termin ihrer Auswertung.

Kennzahlen zahlen sich im Alltag nur aus, wenn sie sichtbar werden. Der Leitfaden empfiehlt, sie vor Ort auszuhängen, damit Beschäftigte den Effekt ihres Handelns erkennen. Noch größer wird der Effekt, wenn Mitarbeitende die Kennzahlen selbst erheben und führen.

Verbrauch je Schicht und die Grenzen der Selbsterhebung

Eine Kennzahl, die Beschäftigte selbst schreiben, hat einen Haken: Sie muss vergleichbar bleiben. Wer Verbräuche je Schicht erfasst, sollte mehrere Schichten zusammen auswerten, sonst verzerrt eine einzelne Ausreißerschicht das Bild. Steht die Datenquelle mittelfristig nicht reproduzierbar zur Verfügung, verliert die Zeitreihe ihren Wert. Der Leitfaden rät deshalb, schon bei der ersten Erhebung auf dauerhaft verfügbare Quellen zu achten und eine einheitliche Datengrundlage zu schaffen. Die Auswertung zeigt dann, ob eine Verbesserung hält oder wieder verrutscht.

Audit: Soll-Ist-Vergleich mit Checklisten

Ein Audit führt mit Checklisten einen Soll-Ist-Vergleich durch. Unternehmensexterne Gutachter prüfen bei externen Audits, ob Rechtsvorschriften oder Normanforderungen eingehalten werden, etwa für die Zertifizierung von Managementsystemen. Interne Audits führen unternehmensinterne Personen durch, die nicht im geprüften Bereich arbeiten. Für ein zertifiziertes Qualitäts-, Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement sowie Energiemanagement gibt es standardisierte Verfahren. Die Norm DIN EN ISO 19011 enthält einen Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen, die DIN EN 16247 definiert Anforderungen an ein Energieaudit.

Ob ein Audit in Frage kommt, hängt vom Ziel ab. Geht es um die Frage, ob eine einzelne Verbesserung im Alltag noch greift, genügt meist eine interne Prüfung mit einem kurzen Fragenkatalog. Externe Audits sind aufwendiger und prüfen Norm- oder Rechtskonformität. Eine vorgeschriebene Häufigkeit für interne Audits nennen die ausgewerteten Quellen nicht. Der Rhythmus bleibt eine betriebliche Festlegung.

Mitarbeiterbefragung: Wirkung aus Sicht der Belegschaft

Eine Mitarbeiterbefragung ist anonym, freiwillig und systematisch. Sie zeigt, ob eine Verbesserung bei den Beschäftigten ankommt. Der Maschinen- und Anlagenbauer Autefa Solutions am Standort Friedberg hat seine Belegschaft befragt und dabei eine Teilnahmequote von mehr als 70 Prozent erreicht, wie das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung in seinem Praxisbeispiel zur Mitarbeiterbefragung schildert. Aus den Ergebnissen entstanden unter anderem ein Rückenprogramm mit der Krankenkasse und ein Gesundheitstag.

Autefa plant, die Befragung alle drei Jahre zu wiederholen, nicht jährlich, weil die Nachfolgearbeiten langwierig sind. Für kleine Betriebe ist das ein realistischer Anhaltspunkt, aber keine Vorgabe.

Die KOFA-Handlungsempfehlung Mitarbeiterbefragungen durchführen nennt Indikatoren für die Erfolgskontrolle: hohe Rücklaufquoten für die Akzeptanz, eine niedrige Fluktuationsrate und einen niedrigen Krankenstand für gestiegene Zufriedenheit. Wichtig ist, dass aus den Ergebnissen mindestens zwei bis drei sichtbare Maßnahmen zeitnah folgen. Sonst entsteht schnell der Eindruck, die Meinung sei umsonst eingeholt worden.

Welches Instrument passt?

Wer eine Wirkung kontrollieren will, muss nicht alle drei Wege gehen. Kennzahlen eignen sich, wenn ein messbarer Verbrauch im Mittelpunkt steht. Ein Audit hilft, wenn ein Soll-Zustand gegen einen Standard geprüft werden soll. Die Befragung zeigt, ob eine Maßnahme im Arbeitsalltag ankommt. Für einen Kleinbetrieb reicht oft ein Steckbrief mit drei bis fünf Kennzahlen, ergänzt alle ein bis drei Jahre um eine kurze Befragung.

Häufige Fragen

Wie oft sollten Kennzahlen ausgewertet werden?
Das hängt von der Bezugsgröße ab. Verbräuche je Schicht lassen sich täglich erfassen, ein Jahresbedarf monatlich. Der Auswertungstermin ist eine betriebliche Festlegung.

Wer darf ein internes Audit durchführen?
Nach der Beschreibung des Leitfadens unternehmensinterne Personen, die nicht im geprüften Bereich tätig sind.

Warum nicht jährlich befragen?
Die Nachfolgearbeiten sind langwierig. Autefa hat sich deshalb für einen Drei-Jahres-Rhythmus entschieden.